Werkplekreservering software invoeren: waar moet je op letten?

Een werkplekreserveringssoftware is een app of digitale tool waarmee medewerkers een bureau, flexplek of vergaderruimte kunnen reserveren. Dat is juist vandaag de dag belangrijk in het bedrijfsleven: hybride werken wordt steeds meer de norm. Vaste werkplekken zijn daardoor minder gebruikelijk geworden en dat vraagt om een goed systeem om de veranderde werkwijze te ondersteunen. Wil je ook werkplekreservering systeem invoeren? In het onderstaande artikel zetten we op een rij waar je op moet letten bij het kiezen van de juiste software.

Wat is werkplekreserveringssoftware?

Een werkplekreserveringssoftware helpt organisaties bij het online beheren van flexplekken, bureaus en werkzones. Medewerkers kunnen zo inzien welke plekken beschikbaar zijn en zo gelijk een werkplek reserveren. Een werkplekreserveringssoftware verschilt overigens behoorlijk van een spreadsheet of een online agenda.

Zo biedt een werkplekreserveringssoftware realtime inzicht in de beschikbaarheid van de ruimtes. Bovendien kan het ook een heldere plattegrond bieden waar de ruimtes zich in het gebouw bevinden. Ook is het minder foutgevoelig en je hebt zo beter inzicht in het gebruik van de ruimtes.

Waarom werkplekreservering bij hybride werken?

Hybride werken zorgt ervoor dat mensen niet meer alle dagen op kantoor komen. Dat zorgt er dus ook voor dat niet alle bureaus bezet zijn gedurende de week. Hybride werken zorgt voor een andere kantoorindeling. Steeds meer organisaties kiezen daarom voor flexplekken, desk sharing, gedeelde teamzones en minder bureaus dan medewerkers. Werkplekreservering geeft medewerkers op deze manier wel zekerheid van een werkplek. Medewerkers weten zo vooraf of er een plek is, waar ze kunnen zitten en welke collega’s er nog meer aanwezig zijn.

Hoe werkt het in de praktijk?

Bij hybride werken is het voor een organisatie belangrijk om een ​​systeem voor het reserveren van werkplekken te gebruiken. Medewerkers kunnen eenvoudig een plek reserveren via de mobiele app of website. Je kunt ook zien welke collega's aan het werk zijn en waar ze die dag zitten. Zodra je aankomt, wordt je reservering van de vergaderruimte automatisch bevestigd wanneer je verbinding maakt met de apparatuur in de ruimte of wanneer sensoren de aanwezigheid detecteren. Je kunt indien nodig zelfs een parkeerplaats reserveren.

Waar let je op bij het kiezen van software voor werkplekreservering?

Bij het kiezen van een software voor werkplekreservering, is het belangrijk om als ondernemer of verantwoordelijke te letten op een aantal zaken:

Gebruiksgemak

Het systeem moet allereerst eenvoudig te gebruiken zijn voor medewerkers. Medewerkers moeten op een eenvoudige manier een vergaderruimte kunnen reserveren zonder dat daar een lange uitleg voor nodig is. Je kunt hierbij letten op de interface, gemakkelijk er gezocht kan worden naar een ruimte en hoe duidelijk de beschikbaarheid wordt aangegeven. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van een plattegrond, wat het makkelijker maakt om de juiste plek te kiezen.

Integraties met Outlook en Teams

Het is prettig als het werkplekreserveringssysteem geintegreerd kan worden met apps zoals Outlook en Teams. Voor organisaties moet de software aansluiten op de tools die de medewerkers al dagelijks gebruiken, waardoor er minder losse systemen gebruikt hoeven te worden.

Mobiel gebruik

Medewerkers moeten ook vanuit huis een werkplek kunnen reserveren, of als ze bijvoorbeeld in de trein zitten. Een goede mobiele app is belangrijk wanneer snel of last minute een boeking moet worden geplaatst of aangepast.

Inzicht in bezetting en data

Goede software biedt bovendien inzicht in data en bezetting. Denk aan inzicht in hoe het kantoor echt wordt gebruikt en wat de bezettingsgraad per dag is. Inzichten helpen om beslissingen te nemen over het aantal bureaus dat er nodig is in het gebouw en bijvoorbeeld wanneer er moet worden schoongemaakt.

AVG en security

Werkplekreserveringssoftwares verwerken mogelijk gegevens over de aanwezigheid en de reserveringen van collega’s. Het is daarom belangrijk om te letten op de beveiliging van de software en de AVG-compliance. Data moet veilig worden opgeslagen.

Prijs en gratis proberen

Vergelijk reserveringssoftwares niet alleen maar op de maandelijkse kosten. Het is ook belangrijk om te kijken naar de bovenstaande punten, maar ook op kosten die horen bij bijvoorbeeld de implementatie, benodigde extra hardware, support, training, integraties en rapportagemogelijkheden. Een gratis proefperiode kan ervoor zorgen dat je kunt ontdekken of de software wel of niet bij jouw bedrijf past.

Veelvoorkomende valkuilen bij invoeren

Bij het invoeren van een werkplekreserveringssysteem kunnen bepaalde valkuilen om de hoek kijken.

Denk bijvoorbeeld aan draagvlak bij medewerkers. Medewerkers moeten begrijpen waarom zo’n systeem wordt ingevoerd. Heldere communicatie is dus van groot belang. Betrek hen bij deze verandering en zorg er ook voor of zij feedback kunnen achterlaten.

Ook is een valkuil dat er geen duidelijke clean-desk-afspraken worden gemaakt. Flexplekken werken namelijk alleen als deze werkplekken echt gedeeld kunnen worden en iedereen er evenveel van kan profiteren, zonder tussen de spullen te zitten van een ander. Maak daarom afspraken over persoonlijke spullen, het netjes achterlaten van werkplekken en het ontmoedigen van het bezetten van bureaus bezet zonder reservering.

Daarnaast kan het zijn dat er te weinig data wordt gebruikt. Sommige organisaties voeren software in, maar gebruiken de data nauwelijks. Beslissingen blijven daardoor alsnog gebaseerd op gevoel. Data kan juist voor zorgen voor inzicht in hoeveel werkplekken er werkelijk nodig zijn, welke dagen extra druk zijn en welke zones populair zijn. Data kan je juist helpen om het kantoor beter te organiseren.