Helft finance professionals voelt zich schuldig als collega’s lang op declaraties moeten wachten

De helft van de finance professionals (48%) voelt zich schuldig als collega’s lang op de uitbetaling van hun declaraties moeten wachten. Dat blijkt uit onderzoek van Moss, het financieel managementplatform voor uitgavenbeheer, onder 560 finance professionals en 535 kantoormedewerkers. Het uitbetalen van declaraties kan dan ook even duren: 48 procent van de finance professionals geeft aan dat collega’s gemiddeld meer dan twee weken geduld moeten hebben. Meer dan de helft van de kantoormedewerkers (55%) beaamt dit.

Declaratieproces
Het komt ook regelmatig voor dat medewerkers niet eens de moeite doen om hun bedrijfsuitgaven terug te vragen. Slechts veertig procent van de kantoormedewerkers dient altijd zijn declaraties in. Finance professionals hebben wel een vermoeden waarom dit niet altijd gedaan wordt. Een kwart van hen heeft namelijk het idee dat collega’s geen declaraties in willen dienen omdat dit proces omslachtig is. Dertig procent van de kantoormedewerkers bevestigt dit. Daarnaast vindt 34 procent van de kantoormedewerkers het proces tijdrovend. Een andere reden waarom kantoormedewerkers zelf weleens kosten op zich nemen is omdat zij het niet waard vinden om een declaratie in te dienen vanwege het kleine bedrag (30%). Twintig procent vergeet het simpelweg weleens te doen.

Wat in het declaratieproces ook nog weleens misgaat, is het indienen van bonnetjes. Eén op de vijf finance professionals geeft aan dat er regelmatig declaraties zonder bonnetje worden ingediend, waardoor het bedrijf btw-teruggave misloopt. Het ontbreken van het bonnetje zorgt er ook voor dat collega’s hun declaraties überhaupt niet indienen. Zo geeft één op de drie kantoormedewerkers aan weleens geld te zijn misgelopen doordat hij het bonnetje kwijt was en daardoor zijn declaratie niet kon indienen.

David Soos, general manager van Moss Nederland: “Een omslachtig declaratieproces kost zowel het finance team als de medewerkers onnodig veel tijd, geld en frustratie. Dat komt omdat deze processen bij veel bedrijven nog niet geautomatiseerd zijn. Het kost dan ontzettend veel tijd om alle informatie bij elkaar te zoeken en om achter ontbrekende stukken aan te gaan. Met een geautomatiseerde tool is het in één oogopslag duidelijk of alle benodigde informatie aanwezig is en zien medewerkers ook gemakkelijk wat zij precies moeten aanleveren om het voorgeschoten geld op korte termijn terug te krijgen. De juiste tool zorgt er dus voor dat medewerkers sneller hun geld terugkrijgen, of in sommige gevallen zelfs helemaal niet meer hoeven voor te schieten, finance professionals zich niet meer schuldig hoeven te voelen én geen verantwoording meer af hoeven te dragen aan hun leidinggevenden over het mislopen van btw-teruggave.”