Leidinggevende vaak eerste aanspreekpunt voor verlofvragen

Werknemers kloppen met vragen over verlof meestal aan bij hun directe leidinggevende, terwijl die daar vaak niet specifiek voor is opgeleid. Twee op de drie werknemers (67%) richten zich bij verlofvragen tot hun leidinggevende. Tegelijkertijd biedt 81% van de organisaties leidinggevenden geen training voor het afhandelen van dergelijke vragen. Dat blijkt uit onderzoek van Brightmine onder 500 HR-professionals.

De rol die leidinggevenden in de praktijk spelen, wijkt daarmee af van de manier waarop organisaties de informatievoorziening over verlof formeel hebben ingericht. Volgens Brightmine kan dat vooral bij complexere verlofvormen tot uitdagingen leiden.

Leidinggevende niet altijd voorbereid op verlofvragen
Van de onderzochte organisaties biedt 81% geen training aan voor het beantwoorden of afhandelen van verlofvragen. Toch heeft HR over het algemeen vertrouwen in de mensen die deze vragen behandelen. Ruim driekwart van de HR-professionals (77%) vindt dat zij hier goed of zeer goed voor zijn toegerust.

Dat betekent volgens Brightmine dat er in de praktijk veel vertrouwen wordt gelegd bij leidinggevenden om verlofregelingen op de juiste manier toe te passen, zonder dat zij hiervoor altijd specifieke ondersteuning of training krijgen.

Bij relatief eenvoudige situaties hoeft dat niet direct problemen op te leveren. Verlofregelingen kunnen echter ook juridische, financiële en persoonlijke gevolgen hebben. Denk bijvoorbeeld aan vragen over mantelzorgverlof en de bijbehorende duur en loondoorbetaling.

Organisaties kiezen formeel voor andere informatiekanalen
Opvallend is dat organisaties de leidinggevende zelf maar beperkt als officieel informatiekanaal voor verlofregelingen inzetten.

Een derde van de organisaties (33%) gebruikt een eigen online omgeving, zoals een intranet of HR-portaal, om werknemers over verlof te informeren. Bij 27% neemt de HR-afdeling deze rol actief op zich. Slechts 7% van de organisaties zet leidinggevenden bewust in om werknemers te informeren over verlof.

Daarnaast informeert 11% van de organisaties werknemers helemaal niet over de verschillende verlofregelingen.

Duidelijke richtlijnen voor leidinggevenden
Volgens Brightmine is het belangrijk dat leidinggevenden beter weten welke vragen zij zelf kunnen beantwoorden en wanneer ondersteuning vanuit HR nodig is.

Marjan Bleeker, HR Content Specialist bij Brightmine: ‘‘We zien dat leidinggevenden in de praktijk een flink deel van het HR-werk doen, terwijl veel van hen daar niet voor zijn getraind. Verlofregelingen zijn daar een goed voorbeeld van. Werknemers bespreken verlofvragen het liefst met iemand die hun situatie kent. Een ziekmelding of een dag vrij voor een bruiloft lost een leidinggevende meestal prima op, maar bij mantelzorgverlof wordt het lastiger, want dan spelen vragen over de duur en over doorbetaling. Dan beantwoorden zij ineens vragen met juridische, financiële en persoonlijke gevolgen, vaak zonder duidelijke richtlijnen. Dat kunnen we niet van hen vragen zonder dat zij hiervoor zijn getraind. Wat zij nodig hebben, zijn duidelijke richtlijnen en goede ondersteuning vanuit HR, zodat zij weten wat ze zelf kunnen oppakken en wanneer ze HR erbij betrekken.’’

De uitkomsten laten volgens Brightmine zien dat er een verschil bestaat tussen de formele informatievoorziening over verlof en de route die werknemers in de praktijk kiezen. Juist omdat de directe leidinggevende voor veel werknemers het eerste aanspreekpunt is, kan ondersteuning vanuit HR helpen om verlofvragen op een consistente manier af te handelen.