Salarisprofessionals willen af van dubbele uitvraag loongegevens

Bijna negen op de tien salarisprofessionals (88%) merken dat gegevens die werkgevers al via de loonaangifte hebben aangeleverd, opnieuw worden opgevraagd door andere organisaties. Dit zorgt voor extra administratieve werkzaamheden, terwijl de gegevens in veel gevallen al beschikbaar zijn. Dat blijkt uit het Trendonderzoek Salarisprofessionals 2026 van het Nederlands Instituut van Register Payroll Accounting (NIRPA), uitgevoerd onder 352 salarisprofessionals.

Het onderzoek laat zien dat het opnieuw aanleveren van gegevens een veelvoorkomend probleem is binnen de salarisadministratie. Van de salarisprofessionals die met dubbele uitvragen te maken krijgen, geeft 82% aan dat het vooral om loongegevens gaat. Werkgevers en salarisadministrateurs moeten hierdoor informatie opnieuw verzamelen en verstrekken, terwijl deze gegevens eerder al via de reguliere loonaangifte zijn doorgegeven.

De loonaangifteketen, waarin het UWV, de Belastingdienst en het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) samenwerken, is juist bedoeld om dit soort dubbele werkzaamheden te voorkomen. Het uitgangspunt is dat werkgevers loongegevens één keer aanleveren, waarna de betrokken organisaties deze gegevens kunnen hergebruiken. Volgens salarisprofessionals wordt die mogelijkheid in de praktijk echter nog onvoldoende benut.

Ook overheidsinstanties vragen gegevens opnieuw op
Opvallend is dat dubbele uitvragen niet alleen plaatsvinden bij organisaties buiten de loonaangifteketen, maar ook bij de betrokken overheidsinstanties zelf. Van de salarisprofessionals die hiermee te maken krijgen, noemt 77% het UWV als organisatie die gegevens opnieuw opvraagt. Het CBS wordt door 17% genoemd. Buiten de loonaangifteketen worden vooral pensioenfondsen aangewezen, met 42%.

Volgens NIRPA zorgt deze werkwijze voor onnodige administratieve belasting. Salarisprofessionals besteden al veel tijd aan het zorgvuldig verwerken en aanleveren van loon- en personeelsgegevens. Wanneer dezelfde informatie vervolgens via andere kanalen opnieuw wordt opgevraagd, leidt dat tot extra werkzaamheden voor zowel werkgevers als de ontvangende organisaties.

Minder uitvragen en rapportageverplichtingen
Salarisprofessionals zien verschillende mogelijkheden om de administratieve lasten te verminderen. Zo geeft 60% aan dat het zou helpen wanneer organisaties minder vaak gegevens opnieuw opvragen die al beschikbaar zijn. Daarbij wordt bijvoorbeeld gedacht aan het gebruik van gegevens die het UWV al via de loonaangifte heeft ontvangen.

Daarnaast ziet 49% voordelen in het schrappen van afzonderlijke rapportageverplichtingen door de betreffende gegevens standaard onderdeel te maken van de loonaangifteketen. Op die manier zouden werkgevers minder verschillende informatieverzoeken hoeven af te handelen en kunnen salarisadministrateurs hun tijd efficiënter besteden.

Ruud van Leeuwen, directeur van NIRPA, benadrukt dat de bestaande infrastructuur hiervoor al een belangrijke basis biedt. "De loonaangifteketen is een goede basis voor het hergebruik van loongegevens door overheidsinstanties en andere afnemers, want de gegevens liggen er al."

Volgens Van Leeuwen ligt de oplossing vooral in het beter benutten van bestaande informatie. "Als organisaties gegevens eerst via de keten ophalen, hoeft de werkgever ze niet nog eens aan te leveren."

Administratieve lasten blijven aandachtspunt
De onderzoeksresultaten onderstrepen dat digitalisering en gegevensuitwisseling niet automatisch leiden tot minder administratieve werkzaamheden. Hoewel werkgevers hun loongegevens al via een centrale keten aanleveren, blijven aanvullende informatieverzoeken in de praktijk veel voorkomen.

Voor werkgevers en salarisprofessionals kan beter hergebruik van bestaande gegevens tijd besparen en de administratieve druk verminderen. Volgens NIRPA is dat extra belangrijk omdat de beschikbare capaciteit binnen het salarisvak schaars is.